【行政行業報告】行政人,這一年

發布時間 : 2019-01-23 15:32:41        匯編:夏杰明  |  閱讀:1145

只有充分了解行業發展的狀況,才能真正為企業行政服務作出非常有針對性的支持和幫助。

 演講嘉賓 | 58企服副總裁 品類研究院負責人 

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今天分享的主題叫做行政人這一年,今天邀請各位行業的大咖,就是想將企業當中默默付出的在幕后的行政人將他悄悄的推到臺前,在聚光燈下,因為他是企業真正的幕后英雄。

很多人都在解釋或者很多人都在分享,大家都在探討,到底什么是行政,在別人眼中,收發快遞,做固定資產管理,辦公用品采買,這是在別人眼中。難道簡簡單單只是這些嗎?不。我們通過在過往的一年的時間,走訪兩千家企業定性定量,深度訪談時長180分鐘以上,覆蓋行業當中97%企業畫像,以新經濟企業為主。今天的分享將會為四個板塊,第一數讀企業行政,將側重為大家分享用數據的維度解答什么是行政,行政到底是誰。第二個板塊小行政,大管家,從數據預算的維度,也是大家關心的幾個字段,一起看一下行政的預算數據如何去推動一個公司的發展,行業的數據組合又是如何。第三個板塊行政消費趨勢,我們用數據去做決策,用數據推動行政的發展。當然了,在最后希望和大家一起展望一下未來,在智慧辦公空間,在剛才幾位嘉賓提到的智能化的管理上,又將如何走向。

行政是誰?大家看這組數據,全國有2400萬行政人,之前大家對行政有了解多少,20—30歲占比65.8%,女性與男性的比4:1,年輕的小姐姐們支撐起企業行政的半邊天。大廠經常會提及,面對這樣的企業到底需要什么樣的行政人,從經驗分布來看,兩到三年的占比相對最高,而800人以上的企業,十年以上的行政經驗人群占比高達36%,也就是說從業經驗人員同比增加的同時,大廠更加關注資深人的職業背景。這組數據,大家仔細觀察一下,企業規模越大,行政崗位的精細化程度越高,人效越低,但是大家可以看到,剛才有位嘉賓提到管理能效的問題,100—300人企業,300—500人企業,1000以上的企業,伴隨著崗位精細化越高,大廠的精細化程度要遠遠高于中小企業。面對行政人的日常管理工作,固定資產的管理,生日會的策劃,業務部門采購需求,耗時度排名前五,大家更關注兩個維度,一個是耗時度,一個是困擾度。

我們調研所有人當中耗時度和困擾度最高的是服務類型的事務性安排,類似像團建一樣。難道行政人只是剛剛提及的那些工作內容嗎?在我看來不是,下面會有一個專署的板塊,如何去涉獵和貫穿融入行政人的工作當中,剛才大家都在提及行政的定義是什么,行政服務到底涵蓋哪些,我們通過兩千多家企業調研,我們并沒有去重新定義何為行政,何為行政人,我們只是將行政人的心聲和行政人實際在企業當中的工作進行了梳理和數據的抓取和再制,行政覆蓋面極其寬泛,可以分為后勤支持、活動福利、辦公支持。當然了,因為我們主要面對的是新經濟的客戶群體,我們叫做企業用戶的畫像,還有大量自持物業和自持資產,沒有在今天分享當中過多提及,那么大家看這組數據,剛才我提到了采購這個關鍵詞,稍候過程中有一個專題分享,但是我想先把這個邏輯跟大家做一個提示。企業規模越大,采購權限越分散,我們發現整個企業日常采購過程當中,90%的采購行為是要由行政參與的,其中40%在用戶調研畫像當中,是100%做決策的。

涉及到的品類,如這張餅狀圖所示,辦公文具、耗材、用水、租賃、福利基本占前五,無論企業大與小,只要能維護運營一家企業正常的經營管理,至少要面對一百家以上的供應商,這就是剛才某位專家提到的,行業大咖提到的。其實行政很重要的一塊工作是我們一起與供應商伙伴共同成長,一起在共同成長的過程中,去推動企業的發展,這就是行政人很重要的價值體現。 

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第二個我想跟大家分享一下小行政,大管家。很多人可能會產生歧義,小難道是說這個崗位、這個行業很小嗎,不,我想說管理的顆粒度非常精細和細膩,大管家,大到固定資產的管理,企業賦予的使命是如此之大。接下來我將用預算和數據的形式為大家分享,大概可以分為三個邏輯,整體成本角度,緊接著企業規模化的差異以及行業的差異一起與各位分享。先看一組數據,從整體預算分布,大家有沒有關注過,通過兩千多家企業用戶的調研,以及220家企業深度訪談,我們發現企業行政負責的三大采購板塊當中,整體的人均年服務費用支出將近兩萬元,而在后勤支持板塊用于租金、裝修、保潔等相關領域和服務品類的支出平均數高達13000元之多。而不同企業規模,對數據,對預算,對成本又產生了什么樣的差異化,請大家看這組數據,企業規模越大,人均成本越高,但增幅是降低的,絕對值的增長伴隨的是百分比的降低,中大型企業的人力資源的人效比反而是更高的。

大家可以看這組數據的變化軌跡,這是三個不同板塊規模。那么如果大家換一個視角,分不同的行業去判斷,地產、教育、大數據行業,人均年服務成本排在前三位,我不知道在座的各位都分別涉獵于哪些行業,這些數據是否能給大家有一個頂層的認知,相比企業規模而言,行業的因素更能影響企業在整個后勤領域對每個員工的費用支出和成本管控。如果細分板塊從成本結構的角度講,后勤、員工福利以及辦公支持,這三個領域,以勞動密集型優先,作為企業后勤服務不可缺少的部分,成本又是如何呢?除了硬性的成本支出,租金工業以外,日常保潔已經占到成本支出當中71%,在后勤板塊。而更細的一組數據,保潔人員在一線城市的勞動力成本已經高于準一線的20%,而安保人員的人力成本遠遠高于準一線城市,新一線城市25%。看一下大的政策宏觀環境,外出人口的流動率在持續下降,勞動年齡人口在持續下降,三組數據的下降,帶來了新的趨勢,因為多因素的原因引發勞動市場結構性變革,大家會發現越來越多的企業放棄了自聘勞動密集型服務人員,而選擇專業化的外包服務機構。

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看軌跡的變化,2010—2018年,外包服務從16個百分點行業占比增長到52%,所以在這插播一下,如果您的老板還在跟您說,不行,我們要控制一下成本,節省一下預算,樓里的保潔阿姨不錯,咱們自己招聘吧。那接下來你可能會面臨許許多多的勞動密集型的問題,你可以跟他說行業的趨勢如何,一起分享一下目前圈內的企業,行政人大家都在怎么做,我們為什么這么做,成本差異如何,勞動風險如何。大家看一下這組數據,是對上組數據的補充和說明,影射您所在的公司,影射您所服務的行業,影射您的崗位是否如此,那么在辦公支持細分的板塊,預算又是如何,看兩組關鍵數據,交通差旅,辦公設備,兩項費用支出占整個板塊70%,辦公設備采購占比達到33%,是僅次于交通差旅的。我不知道在您的公司當中,成本結構和預算結構又是如何,剛才我非常認同行業專家提到的我們如果想做好行政對企業的管理,預算是非常核心也首當其沖的一個重要因素,支撐他的就是在日常工作中的數據沉淀。

那么在福利這個板塊,數據占比又是如何,大家看兩組比例分值較高的,第一組員工節日禮品覆蓋率達到90%,第二組員工餐覆蓋率占比77%,但是它的費用占比卻是最高的,60%。所以回去我們的行政負責人可以跟員工,可以跟團隊小伙伴說,公司如果提供餐,讓大家且行且珍惜,因為餐的占比在行業當中是非常高的,這是我們面對很多90后和95后小伙伴加入到某公司的時候經常會問到,公司有什么樣的員工關懷,定期有沒有相應員工活動。稍候有一個板塊會專門跟大家分享,面對90后和95后他們更多關心哪個板塊,員工福利他們關心什么內容。

大家仔細觀察這組數據,中國人傳統雙節中秋和國慶,你會發現在福利這個板塊,費用支出單次人均最高的卻出現在年會,所以回去您可以跟您的老板說行業內的企業在中秋和國慶會準備禮品,如果他跟您說三百,五百,那你跟他說不好意思行業的平均值在一千元。

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第一、第二個板塊跟大家分享了從數據維度解讀一下何為行政人,行政到底是誰,預算大維度如何,用數據如何驅動消費的決策,只有站的高,才能看的遠,只有拿到數據,才能用數據推動工作,推動企業發展。8.4%的調研用戶反饋,行政供應商管理過程當中,服務過程當中,工作過程當中,面臨找供應商很麻煩,管理供應商很麻煩,信息很龐雜,報價標準化不一致等相關痛點,這就是催生了第一個趨勢,專業服務集成化平臺需求化凸顯,我們走訪和深度調研很多行政同學,大家都說我們希望的是能幫我們解決找服務商、管服務商,幫我們解決比價,同時伴隨著管家式的服務,希望共同成長,共同伴隨企業發展和員工的滿意度。

這是第二個趨勢,大家在職場上90后和95后逐步占據了職場的主導力量,而不簡簡單單是新生力量,那么面對這樣的職場群體的小伙伴,這樣的同學,這一類同學,他們更需要什么?你們會發現,我們會發現,大家會發現,日常的常規的標準化的所謂的員工福利,已經遠遠不能滿足大家的需求,大家喜歡的是定制化的,帶有主體性的茶歇活動,主題活動,來去體現和滿足員工的關懷。尤其是很多行政人在調研當中,很明確的反饋,他們關注員工福利會在幾個維度,大家看占比最高的22.7%,大家關注的我做這場員工福利活動,員工的參與感如何,融入度如何。在禮品上,大家希望帶有企業元素,帶有節慶元素,定制化色彩和微定制化色彩的禮品出現,這樣的需求變化趨勢占比將達到50%。 

第三個趨勢,剛才有幾位行業前輩提到了,大家都希望是智能化管理,數據化管理,這確實也是當前行業的趨勢,我們走訪的行政人當中非常多人說能不能把供應商管理工作搬到線上,我能不能把日常的預算工作,財務結算工作,團隊管理工作數據沉淀在線上,然后我跟我的老板,跟我的團隊用數據去推動工作的相關開展,用數據推動個人的職業成長路徑。前三個板塊更多是從預算的維度,從行政人畫像的維度跟大家做了分享,剛剛大家提及到,面對新經濟的群體和行業內已經走到前端的大廠,如何用智能化管理,如何引領辦公的未來。

大家看這組數據,為了給員工提供更加舒適科學的辦公環境,人性化設計成為主流,員工對辦公人性化設計像休閑區,母嬰室,讀書區需求相對比較高,未來是否更加關注智能會議室的管理,智慧能源的管理上,剛才提到能源如何智慧化管理。行業當中已經有一些相對前沿的在逐步落地的解決方案,會把水資源的使用,能源的消耗等等全做成可視化,這是行業未來前瞻性趨勢。

今天的分享是從四個板塊與大家做了信息的同步,數據的分享,在走過了2018,我想與各位在場的行業前輩和行政人分享幾句話,也算是致敬我們走過的2018,我希望每一個這樣的你都是英雄,愿在座的各位在2019不負紹華,謝謝大家。

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